Is CRM-software van toegevoegde waarde voor het accountantskantoor?
In de accountancybranche zien we dat CRM-software niet altijd volledig benut wordt. Vaak worden alleen de NAW-gegevens geregistreerd en af en toe een notitie wordt toegevoegd. Dit kan echter ook in een Excelsheet worden bijgehouden en is nog eens goedkoper dan CRM-software.

De vraag is daarom ook: “Is CRM-software van toegevoegde waarde voor het accountantskantoor?”.

In deze blog gaan we hier dieper op in.

CRM-software
CRM-software heeft tot doel een totaalbeeld van een klant te verkrijgen om hem uiteindelijk beter te kunnen bedienen. Dit komt zowel het klantcontact als de service ten goede waardoor de klant zich serieus genomen voelt. Daarnaast heeft de software ook een interne functie die erop gericht is processen te optimaliseren door werkstromen in te richten en marketing uit te voeren.
In de zakelijke markt is het daarom een breed gedragen middel voor bedrijven. Binnen de accountancybranche zien we echter dat CRM-software wordt aangeschaft omdat men een module uren en een module facturatie kan aanschaffen. Hier onttrekt men vervolgens managementinformatie uit.
Hoe kan het dan dat CRM een breed gedragen hulpmiddel is voor bedrijven behalve voor een accountantskantoor?

Klantrelatie accountantskantoren
De noodzaak voor een accountantskantoor om CRM-software aan te schaffen of volledig te benutten is niet groot. Van oudsher werken accountantskantoren in een cyclus. Periodiek komen klanten hun administratie brengen voor de aangifte omzetbelasting en de jaarrekening. Hierdoor hebben ze frequent contact met de klant en kennen ze hun klanten goed. In de loop der jaren wordt er daardoor een vertrouwensband opgebouwd. Klanten zijn loyaal naar hun accountant toe en zullen niet snel overstappen.

Planning
Binnen een accountantskantoor is de planning vaak een Excelsheet die vanuit het verleden helemaal is opgebouwd. Iedere relatiebeheerder en accountant weet van zijn portefeuille wat er moet gebeuren en wanneer. Om deze data naar CRM-software te migreren en er werkstromen van te maken is een hele uitdaging. Uiteindelijk is de conclusie dat de Excelsheet prima werkt en het te veel tijd kost om dit over te zetten.

IT-ontwikkelingen
Door de IT ontwikkelingen binnen de accountancybranche zal er veel veranderen voor kantoren. Het verwerken van de administraties kan volledig worden geautomatiseerd. Hierdoor wordt er frequenter aangeleverd zonder dat er klantcontact is. Doordat deze vaste contactmomenten verdwijnen zal er proactief gehandeld moeten worden. Gelukkig is de administratie actueler en kan er direct worden gestuurd op bijzonderheden binnen de administratie. Signaleringen worden de nieuwe vaste contactmomenten. Om dit proces in goede banen te leiden is het centraliseren van CRM-software een uitkomst. Door verschillende software te koppelen met de CRM-software kan er data worden uitgewisseld. Vanuit hier worden werkstromen ingericht om actief te monitoren hoe een klant erbij staat met zijn administratie.

Toegevoegde waarde
Binnen de accountancy zien we dat de techniek ver op de mens vooruitloopt. Echter zien we wel dat steeds meer kantoren zich bewust worden van de mogelijkheden. Hier zien we een splitsing komen tussen ‘verwerkingsfabrieken’ en ‘advies gedreven kantoren’. Door niet mee te gaan in de ontwikkelingen zal de loyaliteit van de klantrelatie het niet winnen van het groene gras bij de buren. Hierbij is het aanschaffen of volledig benutten van CRM-software een belangrijk hulpmiddel om over te gaan naar een advies gedreven kantoor.