Tijdschrijven in combinatie met facturatie voor accountants
Sultan CRM is bij uitstek geschikt voor accountantskantoren met meerdere medewerkers.
Sultan CRM maakt het mogelijk om op uiterst snelle en efficiënte wijze uren te boeken per project per klant.
Uiteraard houdt het management zo niet directie van het kantoor inzicht in de hoeveelheid uren die zijn geboekt op een project.
Natuurlijk zijn er ook exportmogelijkheden van de uren naar MS Excel of PFD.
Naast de urenregistratie kunt u ook op uiterst simpele wijze de uren factureren met de facturatie functie. Speciaal voor accountants bieden wij ook koppelingen naar diverse boekhoudprogramma’s.
De voordelen nog eens op een rijtje.
Sultan Risk Manager
In samenwerking met een aantal accountantskantoren heeft Sultan CRM recentelijk een compliance schil ontwikkeld. Deze compliance schil helpt het accountantskantoor grip te krijgen op het proces rondom compliancy en reikt verder dan alleen de opdrachtaanvaarding en het vastleggen van de continuïteit.
Gestroomlijnd
De toepassing zorgt ervoor dat het compliance proces integraal wordt gedigitaliseerd en gestroomlijnd. Voorts kan met API’s informatie worden opgehaald uit diverse CRM-systemen.
In de toepassing zijn slimme vragenformulieren (OKB/review) en workflows ontwikkeld om efficiënter te werken en tevens goed zicht te houden op alle lopende zaken. De toepassing geeft niet alleen direct inzage in de nog te starten compliance issues maar ook bij wie de volgende actie ligt. De beslissingsbevoegde personen binnen de organisatie worden betrokken in het besluitproces en ontvangen derhalve tijdig een signaal
Integriteit
Voorts kan o.a. de integriteit van alle klanten eenvoudig digitaal gemonitord worden. Het bestuur van een kantoor ziet in één oogopslag wat het risicoprofiel van de klantportefeuille is. Het klantbeeld dat uit de klant- en opdrachttoetsing ontstaat is een uitstekende basis voor de SIRA. Het maakt niet uit of het een klein, middelgroot of groot accountantskantoor betreft, de compliance schil zorgt ervoor dat het kantoor in controle is over alle compliance gerelateerde onderwerpen.
Is CRM-software van toegevoegde waarde voor het accountantskantoor?
In de accountancybranche zien we dat CRM-software niet altijd volledig benut wordt. Vaak worden alleen de NAW-gegevens geregistreerd en af en toe een notitie wordt toegevoegd. Dit kan echter ook in een Excelsheet worden bijgehouden en is nog eens goedkoper dan CRM-software.
De vraag is daarom ook: “Is CRM-software van toegevoegde waarde voor het accountantskantoor?”.
In deze blog gaan we hier dieper op in.
CRM-software
CRM-software heeft tot doel een totaalbeeld van een klant te verkrijgen om hem uiteindelijk beter te kunnen bedienen. Dit komt zowel het klantcontact als de service ten goede waardoor de klant zich serieus genomen voelt. Daarnaast heeft de software ook een interne functie die erop gericht is processen te optimaliseren door werkstromen in te richten en marketing uit te voeren.
In de zakelijke markt is het daarom een breed gedragen middel voor bedrijven. Binnen de accountancybranche zien we echter dat CRM-software wordt aangeschaft omdat men een module uren en een module facturatie kan aanschaffen. Hier onttrekt men vervolgens managementinformatie uit.
Hoe kan het dan dat CRM een breed gedragen hulpmiddel is voor bedrijven behalve voor een accountantskantoor?
Klantrelatie accountantskantoren
De noodzaak voor een accountantskantoor om CRM-software aan te schaffen of volledig te benutten is niet groot. Van oudsher werken accountantskantoren in een cyclus. Periodiek komen klanten hun administratie brengen voor de aangifte omzetbelasting en de jaarrekening. Hierdoor hebben ze frequent contact met de klant en kennen ze hun klanten goed. In de loop der jaren wordt er daardoor een vertrouwensband opgebouwd. Klanten zijn loyaal naar hun accountant toe en zullen niet snel overstappen.
Planning
Binnen een accountantskantoor is de planning vaak een Excelsheet die vanuit het verleden helemaal is opgebouwd. Iedere relatiebeheerder en accountant weet van zijn portefeuille wat er moet gebeuren en wanneer. Om deze data naar CRM-software te migreren en er werkstromen van te maken is een hele uitdaging. Uiteindelijk is de conclusie dat de Excelsheet prima werkt en het te veel tijd kost om dit over te zetten.
IT-ontwikkelingen
Door de IT ontwikkelingen binnen de accountancybranche zal er veel veranderen voor kantoren. Het verwerken van de administraties kan volledig worden geautomatiseerd. Hierdoor wordt er frequenter aangeleverd zonder dat er klantcontact is. Doordat deze vaste contactmomenten verdwijnen zal er proactief gehandeld moeten worden. Gelukkig is de administratie actueler en kan er direct worden gestuurd op bijzonderheden binnen de administratie. Signaleringen worden de nieuwe vaste contactmomenten. Om dit proces in goede banen te leiden is het centraliseren van CRM-software een uitkomst. Door verschillende software te koppelen met de CRM-software kan er data worden uitgewisseld. Vanuit hier worden werkstromen ingericht om actief te monitoren hoe een klant erbij staat met zijn administratie.
Toegevoegde waarde
Binnen de accountancy zien we dat de techniek ver op de mens vooruitloopt. Echter zien we wel dat steeds meer kantoren zich bewust worden van de mogelijkheden. Hier zien we een splitsing komen tussen ‘verwerkingsfabrieken’ en ‘advies gedreven kantoren’. Door niet mee te gaan in de ontwikkelingen zal de loyaliteit van de klantrelatie het niet winnen van het groene gras bij de buren. Hierbij is het aanschaffen of volledig benutten van CRM-software een belangrijk hulpmiddel om over te gaan naar een advies gedreven kantoor.